Lợi ích của RPA

Dưới áp lực liên tục phải tăng hiệu quả và giảm chi phí để tối đa hóa lợi nhuận, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng giải pháp robot tự động hóa quá trình (RPA - Robotic Process Automation). Theo Gartner, chi tiêu cho phần mềm RPA sẽ đạt 2,4 tỷ đô la vào năm 2022. RPA chuyên đảm nhận các nhiệm vụ nhàm chán, lặp đi lặp lại để giải phóng sức lao động của con người tập trung vào các hoạt động cấp cao khác.

RPA là gì?

RPA là công nghệ có thể thực hiện một cách tự động các quy trình kinh doanh dựa trên quy tắc, có cấu trúc và thường xuyên lặp đi lặp lại. Một doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ RPA để kết nối với các hệ thống kỹ thuật số khác, thu thập dữ liệu, lấy thông tin, xử lý giao dịch và nhiều tác vụ khác. Các công ty tài chính là những doanh nghiệp đầu tiên áp dụng RPA, nhưng hiện nay các công ty trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm y tế, bán lẻ, sản xuất và nhiều ngành khác sử dụng công nghệ RPA.


Đặc điểm nổi bật RPA là giảm chi phí lao động và không gây là lỗi ở các tác vụ mà con người hay mắc phải. Theo Deloitte, một ngân hàng thương mại lớn đã sử dụng 85 phần mềm RPA để chạy 13 quy trình xử lý 1,5 triệu yêu cầu trong một năm. Việc này giúp ngân hàng bổ sung năng lực tương đương 230 nhân viên toàn thời gian nhưng chi phí chỉ bằng khoảng 30% chi phí tuyển dụng thêm nhân viên.

Tiền thân của RPA là RDA (Robotic Desktop Automation) là loại robot bán tự động. Chúng được cài đặt trên máy tính cá nhân và chịu sự giám sát, điều khiển của người dùng để hoàn thành các tác vụ được yêu cầu của người dùng. Ưu điểm nổi trội của RDA là nó cho phép người dùng điều phối nhanh chóng những tác vụ đơn giản như tìm kiếm và  chuyển đổi dữ liệu. Ngày nay RDA được gọi RPA giám sát (attended RPA) và là 1 trong 2 loại RPA. Loại còn lại là RPA không giám sát (unattended RPA). Loại này thường hoạt động trên server của một tổ chức và không cần tới sự can thiệp của con người. Tuy nhiên, không có nghĩa loại RPA này giống với AI (trí thông minh nhân tạo) bởi chúng chưa có khả năng tự học. Loại RPA này không cần tới sự can thiệp từ người dùng là bởi chúng có thể tự động khởi động bởi một sự kiện nhất định hoặc đã được lập trình sẵn.

Lợi ích khi áp dụng RPA qua những ví dụ thực tế

1. RPA tại trung tâm chăm sóc khách hàng
Khi các khách hàng gọi đến trung tâm, ngay lập tức thông qua số điện thoại hoặc qua thông tin tên hoặc mã khách hàng, RPA sẽ tìm kiếm và tổng hợp thông tin rồi hiển thị trên màn hình. Vì vậy trong chớp mắt các nhân viên tổng đài đã có tất cả thông tin họ cần vốn được lưu trữ từ nhiều hệ thống để giải đáp ngay lập tức cho khách hàng.

2. RPA tại bộ phận nhập liệu
Một trong những công việc gây nhàm chán nhất là nhập các văn bản trên giấy vào phần mềm. Công việc nhàm chán này lại đòi hỏi tập trung cao vì rất dễ nhập sai. Giải pháp RPA có thể đọc các biểu mẫu và sau đó lấy dữ liệu đưa vào hệ thống giúp giải phóng con người để làm những việc khác mà lại hạn chế tuyệt đối sai sót trong nhập liệu.

3. RPA tại bộ phận quản lý nhân sự
Với quy trình và nguyên tắc được định sẵn, RPA có thể cung cấp giải pháp hoàn hảo để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được nhận việc theo quy trình đã được thiết lập như tạo hồ sơ nhân viên, tạo email và các tài khoản phần mềm, gửi mail giới thiệu, yêu cầu tạo danh thiếp, v.v... Khi một nhân viên nghỉ việc, RPA có thể giúp đóng gói, lưu trữ hồ sơ nhân viên và thực hiện các bước như đóng tài khoản email và tài khoản phần mềm, gửi thông báo cho các bộ phận liên quan, v.v… Tất cả những công đoạn này, nếu con người làm có thể bao gồm nhiều người từ nhiều bộ phận khác nhau thực hiện và rất dễ dẫn đến sai sót.

4. RPA hỗ trợ bộ phận bán hàng
Bất kỳ bộ phận bán hàng nào cũng muốn tập trung thời gian và sức lực vào việc bán hàng, xây dựng mối quan hệ thay vì phải cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hay cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý hóa đơn. RPA có thể được sử dụng để trợ giúp ở các hoạt động này.

5. RPA ở bộ phận thẩm định cấp thẻ tín dụng
Ngày nay, RPA có thể được ứng dụng để xử lý phần lớn quy trình thẩm định cấp thẻ tín dụng. Chúng có thể được lập trình để dễ dàng xử lý tất cả các khía cạnh của quy trình từ thu thập thông tin và tài liệu, kiểm tra tín dụng và lý lịch, và cuối cùng xác định xem người nộp đơn có xứng đáng nhận được tín dụng và cấp thẻ thực tế hay không. Nhân viên thẩm định chỉ cần duyệt qua để ra quyết định cuối cùng thay vì mất nhiều ngày thu thập thẩm tra như trước.

6. RPA ở bộ phận kế toán - tài chính
Hầu hết các công ty yêu cầu nhân viên của họ nhập chi tiết vào các phần mềm quản lý tài chính, báo cáo chi phí như tên doanh nghiệp, thông tin và số tiền. Những việc này RPA có thể tự động trích xuất từ ​​biên lai, hóa đơn để nạp vào hệ thống nhanh chóng và chính xác.

7. RPA ở bộ phận giải quyết bồi thường
Trong chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm, RPA được sử dụng để nhập liệu và xử lý yêu cầu bồi thường. Các công cụ RPA có thể giúp xử lý việc này nhanh hơn và ít lỗi hơn con người. Công nghệ cũng có thể giúp xác định các trường hợp không tuân thủ theo điều luật quy định để cuối cùng giúp tiết kiệm các khoản thanh toán không cần thiết cho doanh nghiệp.

8. RPA ở bộ phận trợ giúp kỹ thuật
Là nơi tiếp nhận đầu tiên để giải quyết các vấn đề kỹ thuật của người dùng, RPA có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận trợ giúp kỹ thuật bằng cách xử lý các vấn đề đơn giản, có tính chất lặp đi lặp lại. Những vấn đề hỗ trợ công nghệ cấp một này rất đơn giản nhưng lại khá tốn thời gian. Ngoài ra, việc giám sát và phát hiện lỗi hệ thống máy tính của công ty được hoàn thành bởi RPA sẽ giúp nhân viên CNTT tập trung xử lý các vấn đề chuyên sâu hơn.

9. RPA ở bệnh viện
RPA có thể được áp dụng vào việc đăng ký khi đi tái khám hoặc nhập viện giúp cho các bước trong quy trình được xử lý nhanh hơn qua việc thu thập thông tin bệnh nhân, đăng ký bảo hiểm, lên lịch xét nghiệm, sắp xếp phòng khám, phòng mổ ưu tiên, v.v...

10. RPA ở bộ phận mua sắm
Thông thường doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp bằng cách gửi yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp quen thuộc rồi ra quyết định dựa trên bảng báo giá nhận được. Việc này RPA có thể giúp làm tốt hơn bằng cách gửi email yêu cầu báo giá, tạo báo cáo dựa trên báo giá nhận được và bổ sung thông tin tham khảo từ các trang web cung cấp khác để bộ phận mua sắm dễ dàng ra quyết định.

Những ví dụ thực tế này hy vọng sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về cách RPA được sử dụng trong thực tế ngày nay và hy vọng nó cho bạn thấy tiềm năng to lớn của công nghệ này cho doanh nghiệp của bạn cũng như cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Lược dịch bởi Laskip G+


Popular posts from this blog

Chuyển đổi số - Quá trình tất yếu của Doanh nghiệp

Bảo mật điện thoại và thiết bị cầm tay thông minh trong doanh nghiệp